Simplo Document & Archive Management | Sistem Arsip & Dokumen Digital Terintegrasi Cloud
Deskripsi
Simplo Document & Archive Management System membantu perusahaan mengelola dokumen, arsip, dan izin kerja secara digital. Aman, mudah diakses, dan terintegrasi dengan Simplo Cloud.
Simplo Document & Archive Management System adalah solusi digital untuk pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan dalam satu platform aman dan terintegrasi cloud.
Sistem ini memungkinkan pengguna untuk mengunggah, mengelompokkan, memberi izin akses, menandatangani, hingga mengarsipkan dokumen secara otomatis berdasarkan siklus hidupnya.
Setiap dokumen dapat dihubungkan langsung ke Access Control, Project Folder, atau Asset Record di ekosistem Simplo — memastikan tidak ada informasi tercecer di luar sistem keamanan.
Baik arsip aktif (operasional) maupun arsip pasif (retensi jangka panjang) disimpan terenkripsi di Simplo Cloud, dengan backup otomatis dan audit log lengkap.
Use Case / Aplikasi
-
Perkantoran & Gedung Pemerintahan: digitalisasi arsip surat, izin, kontrak.
-
Pabrik & Kontraktor: penyimpanan sertifikat alat, laporan teknis, SOP keselamatan.
-
Rumah Sakit: arsip perizinan, rekam medis digital, audit internal.
-
Universitas & Sekolah: dokumen akademik, surat keputusan, data dosen & mahasiswa.
-
Coworking & Developer Properti: dokumen legal, penyewaan, dan kontrak vendor.
Nilai Bagi Pengguna
-
Menghemat waktu administrasi hingga 60% dibanding proses manual.
-
Menurunkan risiko kehilangan dokumen & duplikasi data.
-
Meningkatkan keamanan dokumen penting dengan enkripsi end-to-end.
-
Siap audit kapan saja berkat log aktivitas & versi otomatis.
Fitur
-
Digital Document Workflow
Upload, review, dan approval dokumen dilakukan langsung dalam sistem — tanpa kirim file manual. -
Role-Based Access Control (RBAC)
Setiap dokumen dapat diatur hak aksesnya berdasarkan jabatan, proyek, atau departemen. -
Smart Archival Policy
Sistem otomatis memindahkan dokumen lama ke arsip berdasarkan tanggal kedaluwarsa atau status proyek. -
Advanced Search & Tagging
Pencarian cepat dengan metadata, kategori, atau OCR (text recognition). -
Audit Trail & Versioning
Setiap perubahan tercatat secara otomatis, termasuk siapa yang mengedit, kapan, dan apa yang diubah. -
Cloud Encryption & Backup
Data terenkripsi end-to-end (AES-256) dan disimpan redundantly di Simplo Cloud. -
Integration with Access & Asset System
Dokumen proyek, kontrak, dan sertifikat alat otomatis terhubung ke sistem Asset Tracking dan Access Control.
Spesifikasi
|
Product Type |
Digital Document & Archive Management System (DAMS) |
|
Deployment Mode |
Cloud-Based / On-Premise / Hybrid |
|
Integration Capabilities |
Simplo Access, Asset Tracking, Workflow Approval, Cloud Backup |
|
Supported Files |
PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, PNG, DWG, MP4 (configurable by admin) |
|
Access & Permission Control |
Role-Based Access, Departmental Restriction, Version History Tracking |
|
Search & Indexing Engine |
OCR (Optical Character Recognition) + Tag-Based Search |
|
Document Capture |
Manual Upload, Email Ingestion, API Upload, Mobile Capture |
|
Archive Management |
Automatic categorization, retention policy, and archive lifecycle tracking |
|
Workflow Integration |
Approval, E-Signature, and Document Routing (Simplo Workflow Ready) |
|
Cloud Integration |
Simplo Cloud for secure, centralized storage and multi-user access |
|
Database |
PostgreSQL / MongoDB + Object Storage (S3 Compatible) |
|
Security & Encryption |
AES-256 Encryption, SSL/TLS, Audit Log per user activity |
|
Backup & Recovery |
Cloud Snapshot Backup, Local Redundancy Option |
|
Compliance Standards |
ISO 27001, ISO 15489 (Records Management), GDPR-Ready |
|
Supported Devices |
Web Dashboard, Mobile App, Desktop Client |
|
Language Support |
English / Bahasa Indonesia |
|
Recommended Sectors |
Corporate Offices, Government, Hospitals, Factories, Data Centers, Universities |